Arbeitsplatzkonzepte mit Microsoft 365
E-Mail läuft über ein Programm, der Chat über ein zweites, die Dateien liegen in einem dritten, und keins davon arbeitet richtig mit den anderen zusammen. Im Homeoffice gelten andere Zugriffsrechte als im Büro, und warum das so ist, kann niemand mehr erklären. Hier setzen wir mit einem Arbeitsplatzkonzept auf Basis von Microsoft 365 an, für einzelne Abteilungen oder für den Rollout über alle Standorte.
Mit Copilot kommt eine neue Kostenfrage dazu. Bei mehreren Hundert oder Tausend Lizenzen fällt jede ungenutzte Lizenz im Budget auf. Aktuelle Marktzahlen zeigen, dass gekaufte Copilot-Lizenzen im Schnitt nur zu etwa 36 Prozent genutzt werden. An fehlender Akzeptanz liegt das meistens nicht. Copilot hilft vor allem dort, wo regelmäßig Texte formuliert, zusammengefasst oder aufbereitet werden. In Abteilungen, die vor allem Einzelfälle prüfen, bringt es deutlich weniger.
Was wir übernehmen
Microsoft 365 einrichten
E-Mail, Chat und Dateiablage kommen aus einer Plattform, mit einer Struktur für Teams und Abteilungen, die auch über viele Standorte trägt.
Rechte und Sicherheit
Die Zugriffsrechte sind im Büro und im Homeoffice gleich geregelt, die Anmeldung läuft über mehrere Faktoren. Wer welche Rechte hat und warum, ist dokumentiert und lässt sich jederzeit nachvollziehen.
Copilot mit Augenmaß
Bevor Sie Copilot im ganzen Unternehmen einführen, sehen wir uns an, in welchen Abteilungen sich die Lizenz tatsächlich rechnet. Bei mehreren Hundert Plätzen macht das schnell einen fünf- bis sechsstelligen Betrag im Jahr aus.
Typische Anlässe
Oft steht der Umzug von alten Mail- und Dateiservern an. Manchmal kommen nach einer Übernahme zwei IT-Welten zusammen, die vereinheitlicht werden müssen. Und nicht selten wachsen die Lizenzkosten schneller als die Zahl der Leute, die die Werkzeuge wirklich nutzen.
Ablauf der Umstellung
- Bestandsaufnahme. Wir sehen uns an, welche Werkzeuge, Rechte und Lizenzen es heute gibt.
- Konzept. Sie bekommen Struktur, Rechtemodell und Lizenzplanung schriftlich.
- Umstellung in Wellen. Wir stellen Abteilung für Abteilung oder Standort für Standort um, damit der Arbeitsalltag weiterläuft.
- Übergabe. Sie bekommen die vollständige Dokumentation. Auf Wunsch betreuen wir die Arbeitsplätze danach mit unserem Helpdesk.
Fragen zu Microsoft 365 und Copilot
Können wir Standort für Standort umstellen?
Ja, so machen wir es meistens. Eine Abteilung oder ein Standort zieht um, wir sammeln die Rückmeldungen und passen an, bevor die nächste Welle folgt. Die Übergangszeit planen wir so, dass umgestellte und noch nicht umgestellte Bereiche weiter zusammenarbeiten können.
Was passiert mit alten E-Mails und Dateien?
Postfächer und Dateiablagen ziehen mit um, dazu die Zugriffsrechte, soweit sie heute noch stimmen. Genau das prüfen wir vorher, denn beim Umzug fällt meist auf, dass viele Freigaben aus einer Zeit stammen, in der ganz andere Leute im Unternehmen gearbeitet haben. Wir räumen das mit Ihnen auf, bevor es in die neue Umgebung wandert.
Lohnt sich Copilot für uns?
Für einzelne Abteilungen oft, für das ganze Unternehmen selten auf Anhieb. Wir empfehlen, mit einer kleinen Gruppe zu starten, die viel schreibt, zusammenfasst oder auswertet, und nach einigen Wochen nachzusehen, wer die Lizenz tatsächlich nutzt. Danach wissen Sie, wie weit sich eine größere Einführung rechnet.
Brauchen wir an jedem Standort eigene IT-Leute?
Für Microsoft 365 nicht. Die Plattform wird zentral verwaltet, und die meisten Aufgaben lassen sich aus der Ferne erledigen. Vor Ort braucht es jemanden vor allem dann, wenn Geräte getauscht oder neu eingerichtet werden.
Wie erfahren die Mitarbeitenden von der Umstellung?
Vor jeder Welle erfahren die Betroffenen, was sich für sie ändert und ab wann. Für die ersten Tage danach planen wir ein, dass Fragen schnell beantwortet werden. Die meisten Rückfragen betreffen Kleinigkeiten, etwa wo eine Datei jetzt liegt oder wie ein geteilter Kalender funktioniert. Gerade die sollen niemanden einen halben Vormittag kosten.
Was kostet die Umstellung?
Die Microsoft-Lizenzen kommen unabhängig von unserem Aufwand dazu. Unser Anteil hängt davon ab, wie viele Nutzer und Standorte umziehen, wie viele Daten mitkommen und wie aufgeräumt die bestehenden Rechte sind. Wir vereinbaren das je nach Projekt als Festpreis oder nach Tagessatz. Die Lizenzplanung gehört zum Konzept, damit Sie nur so viele Lizenzen kaufen, wie Sie wirklich brauchen.
Mit Microsoft 365 ändert sich auch die Sicherheit, weil Anmeldung und Rechte an einer Stelle zusammenlaufen. Wie das in ein Sicherheitskonzept passt, klären wir gleich mit. Stehen noch alte Mail- oder Dateiserver im Haus, gehört ihre Ablösung oft zur Cloud-Migration. Nach der Umstellung betreut unser Helpdesk die Arbeitsplätze im Rahmen der Managed Services. Bei Umstellungen über viele Standorte übernehmen wir auf Wunsch auch die Projektleitung. Weitere Themen finden Sie in der Übersicht unserer Leistungen.
Erzählen Sie uns, wie Ihre Arbeitsplätze heute eingerichtet sind. Wir zeigen Ihnen, wo sich eine Umstellung lohnt.